Varda tietosuojaseloste

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda)/varhaiskasvatuksen piiriin kuuluvien lasten ja huoltajien tietojen siirtäminen

Kunnat ja kuntayhtymät sekä Opetushallitus toimivat varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardassa yhteisrekisterinpitäjinä. Yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja tehtävät on jaettu niin, että kuntien ja kuntayhtymien vastuulla on rekisteröityjen informoiminen Vardaan tallennettavien tietojen osalta. Lasten tietojen tallentaminen Vardaan on aloitettu 1.1.2019 alkaen. Huoltajien tietojen tallentaminen Vardaan aloitetaan kunnan ja varhaiskasvatusjärjestelmän järjestelmän kanssa sovittuna ajankohtana 1.9.- 31.12.2019 välisenä aikana. Tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018).

Informointivelvoitteen edellyttämä tieto

Artiklan kohta: Kun henkilötietietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä

Artiklan kohta: Kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Opetushallituksen mallilausekkeet Vardan osalta

Informoinnin kohteena oleva rekisteröityjen ryhmä

Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset sekä lasten vanhemmat ja muut lailliset edustajat

Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (”Varda”)

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta

https://oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-vardaja https://oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-inom-smabarnspedagogiken-varda

Rekisterinpitäjän ja tapauksen mukaan tämän mahdollisen edustajan (4(17) artikla) identiteetti ja yhteystiedot

13.1(a)

14.1(a)

Yhteisrekisterinpitäjinä:

1. Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki
Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6
Sähköposti: kirjaamo(at)oph.fi
Puhelin: 029 533 1000 (keskus)
Rekisterinpitäjän edustaja: Kukka-Maaria Berg, projektipäällikkö, tietohallinto, Opetushallitus

2. Kunta, Lestijärven kunta

Yhteystiedot: Lestijärven kunta
Käyntiosoite: Lestintie 39
Sähköposti: lestijarven.kunta(at)lestijarvi.fi
Puhelin: 06 8 889 111
Rekisterinpitäjän edustaja: Maria Tofferi, varhaiskasvatuspäällikkö, Sivistystoimi, varhaiskasvatus

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot

13.1(b)

14.1(b)

Jyrki Tuohela, tietosuojavastaava, Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki
Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6
Sähköposti: tietosuoja(at)oph.fi
Puhelin: 029 533 1000 (keskus)

Niklas Palén, tietosuojavastaava

Yhteystiedot: Lestijärven kunta, Lestintie 39, 69440 Lestijärvi
Käyntiosoite: Lestintie 39, 69440 Lestijärvi
Sähköposti: niklas.palen@kaustisenseutukunta.fi
Puhelin: 040 562 1816

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

13.1(c)

14.1(c)

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Vardan tarkoituksena on

mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitettysähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi;
turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa;
edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Oikeusperusteet

Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin-tietosuojaseloste/

Jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun (6.1(f), rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

13.1(d)

14.2(b)

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

14.1(d)

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:

nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat varhaiskasvatuksen piirissä olevaa lasta koskevat henkilötiedot:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot;
toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa;
varhaiskasvatuslain (540/2018) 17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä;
varhaiskasvatuslain (540/2018) 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä;
varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot;
tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona;
varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat varhaiskasvatuksen piirissä olevan lapsen huoltajaa koskevat henkilötiedot:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot;
varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo;
varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko;
maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä.

Vardaan tallennetaan huoltajakokonaisuuteen liittyen ainoastaan varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten sekä heidän Väestötietojärjestelmässä olevien huoltajiensa tiedot.

Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

13.1(d).

14.1(e)

Viranomaiset, joille luovutetaan henkilötietoja varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla:

Kansaneläkelaitos (arvio 9/2019 lähtien)

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Viranomaisten on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) mukaan annettava tieto julkisesta asiakirjasta pyytäjälle, vaikka asiakirja sisältäisi henkilötietoja.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista (sis. tiedon komission tietosuojan riittävyyttä koskevasta päätöksen olemassaolosta tai puuttumisesta) ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä.

13.1( f )

14.1(f)

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille

Henkilötietojen säilyttämisaika tai, jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit

13.2(a)

14.2(a)

Lasta ja lapsen huoltajia koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12 §:ssä tarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain.

Rekisteröidyn oikeudet

13.2(b)

14.2(c)

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (15 artikla)

Varhaiskasvatuksen luovutuspalvelun katselukäyttöliittymän kautta (käyttöönotto vuonna 2019)
Tietoja voi pyytää toimittamalla Opetushallitukselle lomakkeen

Oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla)

Oikaisupyyntö osoitetaan Lestijärven kunnalle. Pyyntö osoitetaan: Lestijärven kunta, Varhaiskasvatus, Lestintie 39, 69440 Lestijärvi. Tarkastuspyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.
Oikaisupyyntö voidaan tehdä myös Opetushallitukselle, joka ohjaa sen edelleen oikealle kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle. Oikaisuvaatimukset Opetushallitukselle tehdään lomakkeella.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Vardassa (18 artikla)

Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle

Jos käsittely perustuu suostumukseen 6.1.a art. (tai nimenomaiseen suostumukseen 9.2.a art.), tieto oikeudesta peruuttaa suostumus milloin tahansa

13.2(c)

14.2(d)

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

13.2(d)

14.2(e)

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset

13.2(e)

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa tietovarantoon lain 70 §:ssä tarkoitetut varhaiskasvatusta koskevat tiedot tuottamansa palvelun osalta.

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

14.2(f)

Vardaan tallennettavat tiedot saadaan

Kunta, kuntayhtymät ja yksityisen palvelun tuottajat
Väestörekisterikeskus

Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

13.2(f)

14.2(g)

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa tai profiloinnissa.

Varda, huoltajat

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten huoltajien tietoja

10.09.2019

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on vuoden 2019 alussa käyttöönotettu kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa. Tietovarannon pohjalta mm. edistetään varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa, tilastoidaan ja tutkitaan varhaiskasvatusta sekä hoidetaan viranomaistehtäviä. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla ja kuntayhtymällä on velvollisuus tallentaa tiedot varhaiskasvatuksessa olevien lasten huoltajista Vardaan 1.9.2019 lähtien. Tallennettavat tiedot sisältävät henkilötietoja huoltajista. Vardaan tallennettavat henkilötiedot huoltajista ovat:

nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo
varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

Vardaan tallennetaan huoltajakokonaisuuteen liittyen ainoastaan varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten sekä heidän Väestötietojärjestelmässä olevien huoltajiensa tiedot.

Lisäksi Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistetään seuraavat rekisteröidyn henkilötiedot:

nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kuntamme tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän avulla 1.10.2019 lähtien.

Rekisteröidyn oikeuksista Vardaan liittyen kerrotaan Lestijärven kunnan internetsivuilla varhaiskasvatuksen osiossa https://www.lestijarvi.fi.

Lisätiedot:

Rekisteröityjen informointi

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda Opetushallituksen verkkopalvelussa (suomi) ja ruotsiksi.
Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosuojaseloste
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Data on the guardians of children taking part in early childhood education and care are kept in the data warehouse Varda

Sep 10 2019

Varda, the national data warehouse for early childhood education and care, is a national data warehouse that was launched at the beginning of 2019. It contains information on actors in early childhood education and care, locations where early childhood education and care takes place, children in early childhood education and care, the guardians of the children, and early childhood education and care personnel. Provisions on the data warehouse are contained in the Act on early childhood education and care. The data warehouse will be used to promote the development of early childhood education and care and facilitate decision-making, to compile statistics and carry out research in this field, and to perform official duties. The data warehouse will be maintained by the Finnish National Agency for Education.

Under the Act on Early Childhood Education and Care a municipality or joint municipal authority has the obligation to store information on guardians of children in early childhood education and care into Varda as of 1 October 2019. The information that is to be stored includes personal information on guardians. Personal information to be stored in Varda includes:

name, personal identity code, learner ID, mother tongue, municipality of residence, and contact details

The client fee for early childhood education and care and the value of the service voucher

The size of the family in accordance with the Act on Client Fees in Early Childhood Education and Care

The starting and end dates of the decision on payment

With respect to the set of guardians, only the information of children taking part in early childhood education and care, as well as that of the guardians are stored in Varda.

Through the learner ID register maintained by the Finnish National Agency for Education, the following personal data of the data subject will also be linked to Varda:

name, learner ID and personal identity code or other similar identifying data, nationality, gender, mother tongue, and the required contact details.

Our municipality/joint municipal authority store the data in Varda through a user interface from October 01 2019.

For more information on the rights of those registered in Varda see https://www.lestijarvi.fi

Further information:

Information for data subjects: https://www.lestijarvi.fi

National data warehouse for early childhood education and care Varda on the Finnish National Agency for Education’s web service

https://oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda (in Finnish) and https://oph.fi/sv/tjanster/informationsresursen-inom-smabarnspedagogiken-varda (in Swedish)

Privacy statement for the national data warehouse for early childhood education and care: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/ (in Finnish)

Act on early childhood education and care (540/2018): https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180540 (in Finnish)

Varda, lapset

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja

01.04.2019

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on uusi, 1.1.2019 käyttöönotettava kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa. Tietovarannon pohjalta mm. edistetään varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa, tilastoidaan ja tutkitaan varhaiskasvatusta sekä hoidetaan viranomaistehtäviä. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.

Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla ja kuntayhtymällä on velvollisuus tallentaa tiedot varhaiskasvatuksen järjestäjästä ja toimipaikoista sekä lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien. Tallennettavat tiedot sisältävät henkilötietoja varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Vardaan tallennettavat henkilötiedot lapsesta ovat:

nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
hakemuksen toimittamispäivämäärä
päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
varhaiskasvatuksen järjestämismuoto

Lisäksi Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistetään seuraavat rekisteröidyn henkilötiedot:

nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kuntamme tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän avulla 1.4.2019 lähtien.

Rekisteröidyn oikeuksista Vardaan liittyen kerrotaan Lestijärven kunnan internetsivuilla varhaiskasvatuksen osiossa.

Henkilöstöstä ja huoltajista tietoja tallennetaan Vardaan 1.9.2019 lähtien. Henkilöstön ja huoltajien tietojen tallentamista Opetushallitus ja Lestijärven kunta tiedottavat rekisteröityjä viimeistään kesällä 2019.

Lisätiedot:

Rekisteröityjen informointi

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda Opetushallituksen verkkopalvelussa (suomi) ja ruotsiksi.

Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosuojaseloste

Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

National data warehouse for early childhood education and care Varda will be used to save data on attending children

April 01 2019

The data warehouse for early childhood education and care (Varda) is a new national data warehouse to be launched on 1 January 2019. It will contain information on early childhood education and care actors and units, children attending early childhood education and care, the children’s custodians and ECEC personnel. Provisions on the data warehouse are contained in the Act on early childhood education and care. The data warehouse will be used to promote the development of early childhood education and care and facilitate decision-making, to compile statistics and carry out research on this field, and to perform official duties. The data warehouse will be maintained by the Finnish National Agency for Education.

Under the Act on early childhood education and care, municipalities and joint municipal authorities will have an obligation to upload data on ECEC organisers and units as well as children’s data in Varda as from 1 January 2019. The data to be uploaded contain personal data on children attending early childhood education and care. This personal data on children comprise:

name, personal identity code, mother tongue, municipality of residence and contact details

the ECEC unit the child attends

submission date of the application

start and expiry dates of a decision or a contract

scope of the right to early childhood education and care in hours and information on the use of this right

indication that early childhood education and care is organised as non-standard hour child care

the form in which early childhood education and care is organised

Through the learner ID register maintained by the Finnish National Agency for Education, the following personal data of the data subject will also be linked to Varda:

name, learner ID and personal identity code or other similar identifying data, nationality, gender, mother tongue and the required contact details.

Our municipality/joint municipal authority will save the data in Varda through a user interface from April 01 2019.

For more information on the data subject’s rights related to Varda, see https://www.lestijarvi.fi

Data on personnel and custodians will be saved to Varda as from 1 September 2019. The Finnish National Agency for Education and the municipality will inform the data subjects about the saving of personnel and custodian data at the latest in summer 2019.

Further information:

Information for data subjects: https://www.lestijarvi.fi

National data warehouse for early childhood education and care Varda on the Finnish National Agency for Education’s web service https://www.oph.fi/kehittamishankkeet/varda (in Finnish) and https://www.oph.fi/utvecklingsprojekt/varda (in Swedish)

Privacy statement for the national data warehouse for early childhood education and care (will be published in December 2018): https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/ (in Finnish) https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-varda-tjansten/ (in Swedish)

Act on early childhood education and care (540/2018): https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20180540